PENGERTIAN ORGANISASI
• Pengertian Organisasi
Dalam berbagai kegiatan, kita akan mengaitkan dengan organisasi. Tim olahraga, organisasi sosial, kelompok keagamaan, sampai aktifitas pekerjaan semuanya berorganisasi. Segala keberhasilan sebuah perusahaan juga bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.
Intinya organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manejer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencangkup tiga elemen pokok, yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.
Jika suatu perusahaan itu tumbuh, kebutuhan akan organisasi semakin meningkat. Dengan semakin besarnya perusahaan, kiranya semakin diperlukan adanya spesialisasi dan jumlah karyawan yang lebih banyak. Banyaknya personalia dengan spesialisasi yang ada tidak memungkinkan bagi seorang untuk menangani seluruh kegiatan. Kerena manejer menghadapi jumlah karyawan yang besar dengan spesialisasi, maka diperlukan adanya organisasi formal.
ORGANISASI FORMAL
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manejemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap (relatif) yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pada saat yang sama, tentunya, pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan stuktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.
ORGANISASI INFORMAL
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban. Para manajer sering menghendaki untuk menjauhkan organisasi informal. Hal ini dapat bertentangkan dengan perintah-perintah formal , mendapatkan cara yang tidak dapat diterima dalam pelaksanaan tugas, atau dapat menimbulkan perubahan-perubahan dari apa yang sedang dilaksanakan.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat. Informasi tersebut dapat menjadi berlebihan, kurang tepat, kurang terpercaya,atau dapat juga dipercaya.
SENTRALISASI VS DESENTRALISASI
Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen.
Organisasi yang disentralisir
Sebuah perusahan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian di tangan beberapa eksekutif puncak disebut organisasi manejemen yang disentralisir.
Organisasi yang didesentralisir
Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Beberapa perusahaan mendesentralisir pengambilan keputusannya karena mengetahui bahwa kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda. Karyawan disetiap pabrik mengetahui bahwa kegiatannya lebih baik dari pada organisasi yang disentralisir.
STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA
Setiap organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Manajemen menganalisis jabatan-jabatan yang dilakukan. Kemudian, orang dengan minat dan kualifikasi tertentu ditarik untuk memegang jabatan. Koordinasi tentang kegiatan setiap karyawan merupakan tanggung jawab penting yang lain dari manajemen, karena mereka harus kompak jika ingin perusahaan beroperasi secara lancar. Karyawan harus tahu apa yang diharapkan dari pekerjaan, siapa atasannya, dan bagaimana pekerjaan itu cocok dengan struktur organisasi keseluruhan, semuanya diharapkan untuk membentuk angkatan kerja yang loyal dan harmonis.
PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :
1. Interaksi kemanusian
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Tujuan sebuah perusahaan yang berupa menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen tidak dapat manjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberi ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.
Hierarki tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan masing-masing perusahaan.
Tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatana-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan, kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manejer dan perusahaannya.
Wewenang dan tanggung jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manejer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan bawahan ini disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabannya, bawahan harus memberikan pertanggung jawaban kepada atasannya.
Menjamin komunikasi yang efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi.
Menghindari pertumbuhan organisasi yang tidak perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecendurungan ini bersifat alami seperti yang dapat rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasihat teknis sangat diperlukan,
BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Organisasi garis
Kebaikan :
• Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakan dengan orang lain
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam meberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan
• Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatn hanya dilakukan seorang saja
Keburukan :
• Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
• Tidak ada spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petuga sehingga kurang efisien
• Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian
Organisasi garis dan staf
Kebaikan :
• Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya
• Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja
• Staf dapat mendidik para petugas
• Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga meciptakan aliran kekuasaan dengan jelas
Keburukan :
• Kadang-kadang staf tidak meberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer yang bersnagkutan
• Dalam, menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya
• Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil
Organisasi fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi. Oleh karena itu bentuk ini sulit dan jarang sekali dipakai.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antar tugas dan keahliannya, tugas para manjer menjadi lebih ringan.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
Membingungkan para pekerja, tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan. Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi, kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantar para manjer.
Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan
dalam perusahaan. Untuk membentuk komite harus memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5. Keputusan diambil secara konsensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Organisasi Matriks
Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan
sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus. Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional.
PERILAKU KEORGANISASIAN
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, motivasi,
sikap pekerjaan, dan kepemimpinan.
Kelompok Kerja
Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama
mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok tersebut dapat mengisi kebutuhan para anggotanya, kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa: (1) kebutuhan berkomunikasi, (2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta (3) kebutuhan akan perlindungan. Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu: (1) keakraban satu sama lain, (2) kepentingan bersama, (3) pekerjaan serupa, dan (4) persahabatan.
Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang
mereka lakukan. Karyawan dapat dimotivasi untuk bergabung dalam sebuah kelompok kerja jika mereka merasa bahwa kebutuhan pribadinya dapat lebih terpenuhi denagan cara seperti itu.
Jenjang Kebutuhan Karyawan
Teori motivasi dari Abraham H. Maslow (seorang ahli psikolog) menekankan dua ide
dasar yaitu:
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan
Kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus, dan lelah. Setelah kebutuhan dasar terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, demikian seterusnya sampai kebutuhan paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.
Perkembangan teknologi telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Kecenderungan ke arah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh, karena mereka merasa bosan dan tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya.
Kepemimipinan
Dalam perusahaan, kepemimipinan berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan
untuk melakukan pekerjaan. Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimipin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimipinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manjer yang menghendakinya segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar